Tin vivu

Để hội nghị diễn ra thành công doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tổ chức hội nghị chi tiết, bài bản nhằm nâng cao hiệu suất, tạo được ấn tượng tích cực đến khách mời tham gia, giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, uy tín. Cùng Tinvivu tìm hiểu thêm về các bước chuẩn bị cho hội nghị thành công nhé!

Contents

Các bước chuẩn bị để xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện thành công

Một hội nghị diễn ra thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Trong đó khâu chuẩn bị cực kỳ quan trọng.

Xác định chủ đề hội nghị

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, việc xác định chủ đề, mục tiêu là quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của sự kiện. Tùy theo chủ đề và mục tiêu tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp có thể chuẩn bị trang thiết bị, tài liệu, xây dựng được kịch bản phù hợp đảm bảo hiệu quả cho hội nghị. Dưới đây là một số mục tiêu mà bạn có thể xác định khi tổ chức hội nghị khách hàng:

– Quảng bá thương hiệu

– Chia sẻ kiến thức về sản phẩm/ dịch vụ

– Tăng doanh thu bán hàng

– Tổng kết cuối năm

cac-buoc-chuan-bi-de-xay-dung-mot-quy-trinh-to-chuc-su-kien-thanh-cong-tinvivu

Lên danh sách khách mời tham dự

Doanh nghiệp cần xác định đối tượng khách mời hướng đến là ai, đang công tác trong ngành nghề hay lĩnh vực nào. Qua đó doanh nghiệp xác định được phong cách tổ chức sao cho phù hợp từ đó thống nhất được quy mô về số lượng khách mời thuận tiện cho các bước chuẩn bị về sau.

Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị

Địa điểm tổ chức hội nghị là một phần quan trọng để tạo nên một hội nghị thành công. Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức thuận tiện di chuyển có lợi cho khách hàng, dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận. Cơ sở vật chất, hạ tầng của nơi tổ chức cũng cần được đảm bảo, lịch sự, trang trọng nếu có thể nên chọn những địa điểm sang trọng, dịch vụ tiện ích cũng tốt hơn. Bên cạnh đó, sức chứa của địa điểm phải phù hợp với số lượng khách mời đã được đề ra trước đó, để sắp xếp vị trí cho phù hợp.

lua-chon-dia-diem-thoi-gian-to-chuc-hoi-nghi-tinvivu

Phát hành thư mời

Thư mời là một văn bản quan trọng, thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời. Thư mời cần được gửi đến khách mời trước thời hạn quy định để đảm bảo khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự hội nghị.

Thư mời có thể gửi online hoặc offline đến tận tay khách mời. Với online, doanh nghiệp có thể sử dụng bản thư mời động hoặc tĩnh để thêm phần hấp dẫn, tại đây cũng có thể thêm tên + ảnh của khách mời tạo sư trân trọng. Với offline, doanh nghiệp cần thiết kể cả thiệp mời và phong bì thư chuyên nghiệp để gửi tận tay khách.

Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị

Cơ sở vật chất, trang thiết bị cần được chuẩn bị đầy đủ và chu đáo để đảm bảo cho hội nghị diễn ra thuận lợi. Các yếu tố cần quan tâm khi chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị bao gồm:

– Âm thanh, ánh sáng: thường đối với các hội nghị không quá nặng về trình diễn âm nhạc, hệ thống âm thanh, ánh sáng chỉ cần nằm ở mức cơ bản phục vụ phát biểu và tọa đàm cũng như tiết mục biểu diễn. Doanh nghiệp có thể sử dụng luôn của địa điểm tổ chức tránh phát sinh chi phí thuê ngoài.

– Bàn ghế, sân khấu: Với sân khấu, đảm bảo sân khấu đủ diện tích sức chứa cho biểu diễn, phát biểu, tọa đàm trong quá trình diễn ra sự kiện. Với bàn ghế, trong trường hợp doanh nghiệp đãi tiệc trưa có thể set-up bàn tiệc 10 cho khách, trong trường hợp doanh nghiệp không có tiệc trưa nên set-up bàn dạng lớp học để khách tham gia hội nghị.

– Trang trí: đối với một hội nghị các hạng mục trang trí cũng sẽ nằm ở mức cơ bản: photo booth chụp ảnh, standee đặt tại hội nghị…

chuan-bi-co-so-vat-chat-trang-thiet-bi-tinvivu

Xây dựng nội dung, kịch bản chương trình hội nghị

Nội dung chương trình hội nghị cần được xây dựng một cách khoa học, logic, phù hợp với mục đích, mục tiêu của hội nghị. Nội dung kịch bản hay sẽ tạo được sự hứng thú, thu hút sự chú ý của khách hàng. Bên cạnh nội dung thông tin chia sẻ trong hội nghị, doanh nghiệp có thể thêm vào một số chương trình nhỏ để tạo bầu không khí sôi động cho chương trình.

Kết luận

Để có thể tổ chức một hội nghị thành công cần có sự chuẩn bị kỹ càng trong mọi khâu. Vậy nên nếu không có nhiều thời gian và kinh nghiệm để tự thức hiện thì việc thuê đơn vị tổ chức là biện pháp tối ưu giúp bạn có một hội nghị như ý mà không mất quá nhiều công sức.