Tin vivu

Bạn đang tìm công ty tổ chức sự kiện, bạn đang phân vân về địa điểm tổ chức sự kiện tại khu vực đà nẵng, tphcm, hà nội, hãy cùng tìm hiểu về đơn vị chuyên tổ chức sự kiện tốt nhất hiện nay

dia-diem-to-chuc-su-kien-chat-luong-nhat

Những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện đã phát triển không ngừng và ngày càng khẳng định được vị thế trong ngành dịch vụ. Đó là lựa chọn hàng đầu của các bạn trẻ năng động, có sức sáng tạo và đam mê thể hiện mình. Bạn đang tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì?

Vậy bạn có tự tin rằng đã hiểu rõ dịch vụ hiện đang hot này không? Hãy để chúng tôi giúp bạn hiểu hơn về ngành dịch vụ tổ chức sự kiện thông qua bài viết này nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?

Các lĩnh vực từ thể thao – giải trí, kinh doanh – thương mại cho đến hoạt động xã hội đều cần đến tổ chức sự kiện để thực hiện những buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo… Tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề riêng biệt ở nhiều quốc gia phát triển, được giảng dạy với những kiến thức và hệ thống lý luận chuyên nghiệp. Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
Những sự kiện mang tính giài trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện
Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…
Có thể thấy để giúp cho những chương trình này thành công và đạt được những mục đích theo như mong muốn thì việc có được sự hỗ trợ từ những đơn vị, đội ngũ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Họ là những người biết cần phải làm gì, bắt đầu như thế nào, quá trình ra sao và kết thúc thế nào.

Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết

Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Những tác động đối với chiến lượt marketing.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường

Mục đích của tổ chức sự kiện

Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau :

Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…
Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…
Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

GIAI ĐOẠN TRƯỚC KHI DIỄN RA SỰ KIỆN

Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh,…
Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,…
Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.
Quảng bá truyền thông cho sự kiện.
Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN SỰ KIỆN

Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện
Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện

KẾT THÚC SỰ KIỆN

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

Xúc tiến và quảng bá sự kiện
Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
Chăm sóc khách hàng.

Địa điểm trong tổ chức sự kiện Event

Hiểu theo cách đơn giản nhất thì địa điểm (venue) là nơi sự kiện được tổ chức. Thông thường, các vị khách sẽ có ấn tượng về doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều bầu không khí mà sự kiện mang đến. Do đó, tùy theo mục đích, người tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp, thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình. Hãy cùng Event Channel bắt đầu tìm hiểu những hình thái địa điểm quen thuộc nhất với các bạn nhé.

Khách sạn, resort

Đây là lựa chọn phổ biến, một kết quả tìm kiếm hoàn hảo khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện bởi khách sạn có khả năng cung cấp đồng bộ các yêu cầu từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến trang trí, phục vụ, dịch vụ ăn uống. Đặc biệt với những hội nghị, hội thảo kéo dài nhiều ngày, khách sạn – resort thực sự là lựa chọn lý tưởng giúp người tham dự không phải di chuyển quá nhiều hay lo lắng về chỗ ở xa nơi tổ chức.

Tại Việt Nam, phần lớn hệ thống khách sạn – resort 4 sao trở lên đều có dịch vụ trọn gói cho nhiều loại sự kiện trong nhà với chất lượng phục vụ đáng tin cậy như Intercontinental, Sheraton, Melia (Hà Nội), Sofitel Plaza, Caravelle, Park Hyatt… Bạn có thể liên hệ phòng Sales, Banqueting để thuê ballroom cho sự kiện đám cưới, hội thảo, hội nghị …

Trung tâm hội nghị – hội thảo – tiệc cưới

Do được xác định rõ chức năng nên loại hình địa điểm này vô cùng thích hợp để tổ chức những cuộc hội thảo, seminar mang tầm cỡ lớn, chuyên nghiệp hay quốc tế. Bên cạnh phòng lớn dành cho các buổi khai mạc, bế mạc, những loại địa điểm này còn có những phòng nhỏ với tiện nghi đầy đủ. Phần kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, các thiết bị ghi âm, máy chiếu…) được trang bị hiện đại. Tùy vào nhu cầu khách hàng, các thiết bị này sẽ được tính theo phí sử dụng. Sử dụng trung tâm làm địa điểm là một ý tưởng hay khi tổ chức lễ tốt nghiệp, hội nghị khách hàng, các buổi họp mặt công ty hay hội thảo, khóa học.

Ở Hà Nội hiện có hai trung tâm lớn cho yêu cầu này là Trung tâm hội nghị quốc gia Mỹ Đình và Trung tâm báo chí quốc tế Lê Hồng Phong. Còn trong thành phố Hồ Chí Minh, người tổ chức dễ dàng lựa chọn nhiều trung tâm uy tín, dịch vụ chất lượng cao với nhiều giá thành hợp lý như Grand Plaza, White Palace, Gala Royale, Callary, Riverside Palace, Queen Plaza…

Nhà hát

Nếu bạn cần địa điểm tổ chức sự kiện trao giải, lễ quyên góp, buổi độc tấu, các chương trình thiên về trình diễn nghệ thuật hay những sự kiện mang tính chất trang trọng và đẳng cấp thì hãy tìm đến nhà hát. Khung cảnh sang trọng, vẻ đẹp quý phái, lịch sự sẽ khiến người tham dự cảm thấy được tôn vinh và chìm đắm trong không gian đậm sắc màu văn hóa cao. Hơn thế nữa, tổ chức tại nhà hát, người tổ chức không lo đến yếu tố thời tiết hay vấn đề vệ sinh, an ninh đồng thời có thể kiểm soát được số lượng người tham gia.

Tại các thành phố lớn của Việt Nam đều có nhà hát ở những vị trí trung tâm, đẹp khiến người tham dự sự kiện dễ dàng tìm thấy như nhà hát lớn Hà Nội, nhà hát Âu Cơ, nhà hát múa rối Thăng Long (Hà Nội), nhà hát Lớn thành phố Hồ Chí Minh, nhà hát Bến Thành (Tp.HCM)…

Sân vận động

Địa điểm vô cùng thích hợp cho những bữa tiệc, những sự kiện thu hút hàng trăm nghìn người tham gia với mong muốn mang lại không khí thoải mái, vui vẻ, đặc biệt phù hợp cho các sự kiện thể thao, các ngày hội đồng diễn, các chương trình văn nghệ giải trí quy mô lớn. Với hệ thống bãi đậu xe, an ninh và nhiều dịch vụ tiện ích xung quanh, nhà tổ chức chỉ cần liên kết chặt chẽ để thỏa mãn nhu cầu cao nhất cho mọi người. Một trong điểm nổi bật khi tổ chức tại sân vận động, nhất là dành cho những sự kiện Xanh (Green Event), đó là hệ thống giao thông công cộng kết nối đông đảo người tham dự với loại hình địa điểm này.